电子档案长期保存ChatGPT你怎么看
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ChatGPT的爆火和强大的功能开始让人们从好奇、兴奋到怀疑、警惕、恐惧，ChatGPT会取代人类吗？以后还需要自己写论文吗？我们会失业吗？（档案行业咨询会失业吗？？！）笔者带着疑问迅速注册了账号，一睹ChatGPT的庐山真面目。
接下来就针对电子档案长期保存来一场“人机问答”。
FMchatGPT
第1回合
ROUND1
ONAIR
从上面的回答来看，ChatGPT谨慎得体、“博学多识”、知无不言。但并未涉及到专业领域，仍需测试。
FMchatGPT
第2回合
ROUND2
ONAIR
“听君一席话胜听一席话”
除此之外，笔者还问了一些其他的“专业”问题，发现它甚至可以一本正经的胡说八道。各种信源信手拈来，还总能自圆其说，但能屈能伸，道歉速度快（果然像咨询）。如果说人类的本质是复读机，那么ChatGPT是不是复读机缝合怪呢？
FMchatGPT
第3回合
ROUND3
ONAIR
相信大家最近都在对与ChatGPT对话跃跃欲试，笔者通过这两天的闲聊和应用，发现一些通用或概念性问题可以“咨询”ChatGPT的回答并参考，同时也需要带着怀疑的态度对待部分信息的准确性。ChatGPT学习优化能力很快，但目前缺乏对信息的深度加工分析能力，一旦遇到需要深度思考的复杂问题，则难以应对。面对人工智能的挑战，既带来了危机感也带来了思考，欢迎各位读者热烈讨论~
最后一个问题（反向输出信息）留给ChatGPT：
数字罗塞塔***公众号致力于作为中立的第三方客观公正地表达自己对于档案信息化领域的看法和观点。真理越辩越明，我们也衷心欢迎越来越多的人投身到档案数字***管理和保存这一领域的研究中来并发表真知灼见，共同为人类文明的传承而努力奋斗！
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生命密码1-9解读完正版 制约数字档案信息长期保存的五个“瓶颈”问题
1 数字档案信息标准问题 这是制约数字档案信息长期保存的首要“瓶颈”。数字档案信息的长期保存主要涉及两个方面，一是防止数字档案信息被非法变更与破坏，另一个是维护数字档案信息的长期真实可读性。前者，IT界极为重视，国内外已开发了不少技术产品来防范非法变更与破坏数字档案信息，只要技术措施与管理手段科学地融合，就有可能在一定程度上解决问题。然而，对于维护数字档案信息长期有效读出，全球范围都在研究与努力，但至今，仍在探索完美的解决方案。因为，它涉及的问题太多，其中，最重要的是标准问题。标准是缓解技术更新与数字档案信息读出矛盾的一剂“良方”，但在这方面存在一些问题，一是某些标准，特别是行业标准严重滞后。二是完全按照标准操作，目前，还有难度。制定标准应当广泛地征求相关技术人员的意见，但现在有些行业标准的制定，仅仅是少数人在撰写，有些甚至是“闭门造车”，使指导与规范大家行为的标准严重滞后于国际发展水平。三是现实工作中存在标准兼容与选择的问题，如A软件与B软件都是符合标准的，但A与B又各有特点，这个特点就不在标准范围之内了，这为我们提出了一个棘手的问题，我们应当以哪个软件为主。如果以A软件为主，则B软件形成的非标准数据，或另类标准特色信息就要向A软件形成的平台上迁移。因此，作为被保存的数字档案信息应当***用最稳定的技术与通用的标准归档，与行业标准及国际标准相互兼容，这也是我们首先应考虑解决的问题。令人遗憾的是，至今，尚未形成一套全球公认的数字档案信息长期保存的国际标准。
2 数字档案信息安全问题
随着数字档案信息的日益增多，数字档案信息较易受到干扰和攻击，给数字档案信息长期保存带来严峻的安全“瓶颈”。那么，如何解决数字档案信息的安全问题呢？笔者认为，具体实施数字档案信息安全管理可从以下五个方面着手：一是***用社会法律、法规手段，建立数字档案信息安全管理标准和规则。二是加强档案信息用户认证。档案信息用户认证在数字档案信息的安全中属于技术措施的第一道大门，主要目的是提供访问控制和不可抵赖的作用。档案信息用户认证方法按其层次不同，可以根据档案信息用户持有的证件、档案信息用户密码、档案信息用户特有的生物特征三种因素提供认证。三是授权。这主要为特许档案信息用户提供合适的访问权限，并监控档案信息用户的活动，使其不越权使用。四是加密。加密是档案信息安全应用中最早开展的有效手段之一，数据通过加密，可以保证在存取与传送的过程中不被非法查看、篡改、窃取等。五是审计、监控和数据备份。保证数字档案信息的安全，重要的是，国家或部门应当制定一个备份机制与规范，对记录的备份规范时间要求、格式要求与份数要求予以规范，并给予财力的支持。备份规范也要考虑不同的工作环境，对于数字档案记录保存部门，应规定定期备份。
3 数字档案信息管理问题
在数字档案信息***长期保存中，管理是从整体上进行宏观规划、组织和控制，是数字档案信息***长期保存的基础与保障。但现今，在管理上缺乏统一规划、统筹兼顾，“各自为是”的现象较严重。数字档案信息管理的主要内容包括：保存政策、责任体系及合作机制、知识产权等。保存政策是有效实施数字档案信息***长期保存的管理上的保证，内容应该涉及技术、组织、人文、法律、权益管理等方面，还应该包括国际国内合作、商业运作、相关者培训、质量管理和审计策略等内容。对于保存目标，许多专家认为，基本的选择标准是首先保存那些容易丢失的、与未来有关联的、有重要价值的数字档案信息***，保存重要的科学数据，特别是“原始数据”。数字档案信息***长期保存不仅仅是档案馆的职责，内容创造者也应当承担相应的责任。为了有效实施对数字档案信息的长期保存，需要数字档案信息对象生产者（如机关、团体、企事业单位）、提供者（如档案馆）、传播者（网站）等之间相互合作，需要档案馆之间相互合作，需要国家、国际层面上的合作。另外，数字档案信息***长期保存中还面临一些法律问题，在制定数字档案信息***长期保存策略时，不仅要考虑版权法，而且，还要考虑相应软件版权保护问题。目前，数字档案信息***所有者主要通过许可方式授权合法档案信息用户使用数字档案信息***。如果我们希望长期保存这些数字档案信息***，就在协议中增加“永久保存”条款。进行数字档案信息***的长期保存，如果未获得版权所有者的许可，也没有法律“合理使用”、“法定许可”等条款的支持，就很容易触犯知识产权法。如何有效地解决这些问题，还有待于进一步研究。
4 数字档案信息存储介质的选择问题
数字媒介的高创新性使信息技术日新月异，各种大容量的存储介质不断涌现。这使得数字档案信息存储的热点将不再是技术本身，而是如何选择存储介质高效地对存储***进行管理。存储媒体的好坏是影响数字档案信息长期存取的一大因素。因此，要保证数字档案信息的长期存取，就必须涉及存储媒体的选择问题。我国国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》对长期归档保存的档案媒体选择进行了推荐，“本标准推荐***用的媒体，按优先顺序分别是：只读式光盘、一次写入光盘、硬磁盘、可擦式光盘等。禁正使用软盘作为归档电子文件长期保存的媒体”。选择数字档案信息存储媒体时，需要考虑多种因素，如相关的国际、国家标准或推荐意见、数字档案信息的生命周期（产生、利用、归档、删除或永久性归档保存）、存储媒体的自身因素（媒体寿命、存储容量、系统独立性、成本）、部门的具体情况（如保存目的、效益、经济承受能力）。笔者认为，媒体选择标准不是绝对的，机构在选择存储介质时，既要考虑到符合标准的档案信息数据保存要求，也要权衡自身的经济承受能力。基于以上考虑因素，提出如下参考选择方案。
其一，数字档案信息直接存储器介质。它是档案信息数据产生后直接进行记录的介质。这类介质极多，应视档案信息数据重要程度的不同加以选用。对于重要的档案信息数据，5.25英寸的MO光盘因记录数据比较稳定，更适于作为存储介质。WORM光盘适于档案信息数据量不大的记录的录入，WORM磁带适于档案信息数据量很大的记录的写入。对于一般的档案信息数据，硬盘、MO盘都可以作为记录介质。
如何正确处理电子档案与纸质档案的关系
如何正确处理电子档案与纸质档案的关系
档案电子档案与传统档案管理工作现状，可知其中存在着一定的问题：
（1）档案管理工作流程有待进一步的优化与规范；
（2）档案管理人员专业水平有待提高，电子档案与传统档案管理工作创新性任重道远。同时，由于实际工作中档案管理机制不完善，加上其它因素的干扰，可能会造成档案流失或者档案信息保存不完整现象的出现；
（3）传统档案受到当前发展形势的影响，自身的应用范围受到了一定的制约，即纸质档案管理工作面临着较大的挑战。相对而言，电子档案由于受到计算机网络及各类信息技术的支持，实际的应用范围正在扩大。与此同时，为了更好的加深对传统档案与电子档案的深入理解，应了解二者的相关特征。传统档案的特征为：易识别、存储形式直观，但在长时间的保存中可能会丢失或者损害；电子档案的特征为：档案信息保存工作效率高、管理成本低、档案利用时可共享、对保存场地的面积要求低等。
电子档案与传统纸质档案在管理中的区别
归档方式方面有所差异
结合电子档案与传统纸质档案的特征及实际的应用概况，可知二者在归档方式方面有所差异。具体表现在：电子档案管理中由于***用了可靠的电子编码技术，能够进行快速的修改，且不会留下痕迹，其载体并不固定。实际操作中若***用了一些原始凭证的关键信息，可对档案进行修改。因此，电子档案归档中应注重数字签名、信息认证、身份认证及保密机制等技术措施的合理运用，确保文件在保存与处理的过程中不会出错，增强电子文件的真实可靠性，确保电子档案的法律凭证地位不受影响；相对而言，传统纸质档案归档方式较为简单。通过相关部门出具的证明，可对既有的档案材料进行修改，修改的过程中由于其为纸制品，缺乏严格的验证程序，材料的保密性要求并不高。
归档时间不同
当文件办理完成后，电子档案可随时进行归档，或在一定的时间内进行统一归档，文件形成后可在计算机网络及信息技术的支持下传送给档案部门，并需要通过电子数码签名的方式进行身份认证，最终由档案管理工作人员进行登记。在管理电子档案的过程中，需要进行访问限制，确保档案***的高效利用。在这样的档案管理工作模式下，确保了档案的高效归档及完整性，避免了档案流失；传统纸质档案管理工作中需要相关部门进行统一整理，并定期对所有档案进行更新整理，管理中的流程性突出。
保管方式及分类、编目等方面的不同
电子档案与传统纸质档案在保管方式方面的区别有：电子档案中保存文件的可读性易受到文件载体、新存贮介质的影响，需要在计算机网络及信息技术的支持下进行操作完成。同时，档案部门接收到电子文件后应进行格式转换，确保电子档案的统一保存；传统纸质档案保管中需要对纸制品材料进行存储，管理中占用一定的空间，并需要严格控制存储环境，实际的管理工作难度大。电子档案与传统纸质档案在分类、编目等方面的不同表现在：电子档案文件比较特殊，需要档案部门接收到电子文件后进行唯一的文件编号，并给出相应的分类号与档案号，其中***用了全方位的检索工具，方便了用户查询，减轻了档案管理工作量；传统纸质档案管理中需要消耗大量的人力、物力***，管理中可能会出现人为错误。
的电子档案共享利用平台 电子档案的管理和利用
电子档案的管理指对办公自动化系统中归档电子文件进行数据管理、整理编目、***实体管理的工作。 电子档案的数据管理应具备对各类电子档案目录及全文进行数据管理的功能，主要包括档案数据的输入、存储、修改、删除等内容。其功能主要有：
1、保证文件处理部分录入的数据与档案数据对应项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移；
2、电子档案应包括网络中形成并归档的文本电子文件、扫描形成的图像电子文件、通过数字设备形成的音频、***、多媒体电子文件等；
3、各种不同类型的电子档案数据，其文件格式均应尽量***用国家标准规定的通用文件格式。确需***用非通用格式的，应能根据需要按要求实现与通用格式之间的转换。
整理编目应具备档案类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并具备根据用户需要增设主题词（或关键词）的自动标引功能。其主要功能包括：
1、能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并能满足按照分类类目进行自动分类和自动排序的需求；
2、能自动生成档案管理所需的各种排列序号，并能由用户自主修改和重新排序，保存时具有防重号的校验功能；
3、能自动生成符合档案工作相关标准要求的各种目录和备考表；
4、具备档案管理需要的各种统计功能，并能生成反映档案接收、保管、利用和鉴定销毁等情况的统计报表；
5、具备完备的打印输出功能，能打印输出各类统计报表、目录、备考表及电子文件全文。
***实体管理应具备对归档电子文件的检测、调整、存入磁光载体、迁移、异地保存、密级变更以及移交进馆等工作进行相应管理的功能。***实体管理中的重点和难点是电子档案的迁移。
迁移指源系统中的电子档案向目的系统进行转移存储的方法和过程。具体包括：
1、既能读取旧格式电子档案，也能将其有关信息写在新格式上，当迁移到不同操作系统时，应首先确保内容的真实和使用的需要；
2、系统中的电子档案管理模块应具备较强的数据独立性，确保在软、硬件环境发生变化时，数据的完整、安全迁移及日后的妥善保存及有效利用；
3、应能保证系统内文件处理部分录入的数据与档案数据对应项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移；
4、系统设备更新或系统扩充时，有关部门应及时对电子档案进行迁移操作，并记录源系统设备、目标系统设备、被迁移电子档案的情况。
档案部门除了加强系统中电子档案的信息管理，还应加强电子档案脱机保存后载体的管理，包括电子档案脱机保存的要求和对脱机保存的电子档案载体的管理。
电子档案脱机保存的要求包括四点：
一是档案部门应将具有永久和长期保存价值的电子档案进行脱机保存，脱机保存的载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用优盘、移动硬盘等移动存储设备作为电子档案长期保存的载体；
二是对于***取技术手段对内容进行加密的电子档案，应在解密后进行脱机保存；
三是存储电子档案的载体或装具上应注明反映其内容的检索标识。检索标识一般包括载体序号、全宗号、类别号、保管期限、存入日期等项目；
四是存储涉及国家秘密的电子档案的载体或装具上还应注明相应的密级和保密期限，并按照国家保密法律法规的有关规定进行管理。
电子档案脱机载体应专库或专柜集中保存。载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；归档载体应远离磁场，并与有害气体隔离；保管环境应符合防尘、防火、防鼠、防虫要求；保管环境温度选定范围是17℃—20℃，相对湿度选定范围是35%—45%；载体要避免阳光直接照射。
档案部门每年均应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应及时进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于4年。保留期满后，按保密要求进行处置。对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次随机抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时***取恢复措施。
电子档案的利用指在系统中对电子档案的信息数据提供多途径检索查询、全文浏览及下载的工作。
系统应对全部用户开放各类档案目录，并具备目录检索、全文查询与浏览、图文声像一体化检索等方面的功能；应至少设置案卷题名或文件标题、责任者、形成年度、主题词、保管期限、目录号、案卷号或件号、机构或问题、发文字号等检索项，以满足电子档案利用的需要。利用者能根据检索项实现多条件组合查询，可以对查询结果进行显示、排序、转存、打印或选择传输等。
各类档案目录可以向全部用户开放，但全文查询时需分为限制利用和非限制利用。对于非限制利用的电子档案，可以直接由系统用户提供查阅、浏览；对限制利用的电子档案，系统应设置利用权限，实现不同职责、需求、级别的利用者对特定范围和内容电子档案的在线利用。查阅全文时要设置电子档案借阅期限，到期时可以自动将借出档案收回。系统应具有对利用者以及利用目的、时间、内容等信息进行记录、分析、统计等方面的功能。
查询借阅一般程序是：借阅者查看档案目录→提出借阅申请→系统审核借阅权限→调阅档案原文。系统审查未通过的，则需向档案部门提出借阅申请。
至此，我们通过7讲讲述了电子文件的涵义、原则、管理职责、归档范围、管理要求以及办公自动化系统中电子文件如何积累、归档、管理和利用，希望对大家的工作有所帮助。
纸质档案和电子档案的区别
纸质档案和电子档案的区别
随着信息时代的发展，档案管理也逐步向信息化发展，就产生了电子档案。所谓电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件***，通常以案卷为单位。以下我为大家整理了纸质档案和电子档案的区别，希望对大家有所帮助！
纸质档案与电子档案之间的比较
电子档案与纸质档案在本质上是相同的，但是仍然存在一定的差异性，我们可以从这种差异性的表现来体会这两种方式的各自的特性。
1、归档的方式不同。纸质档案的收集是需要借助文书处理部门的力量，在整理文件材料的过程中将有利用价值的文件收集起来，按照文件之间的来源、内容、时间、形式等方面进行分类，在转交给档案部门。而电子档案则不需要这一步骤，是***用向档案部门移交硬盘或者进入档案部门制定的网站中，从网络中移交、归档。
2、鉴别方法不同。纸质档案的价值鉴定往往需要经过多个步骤才能完成，其中最为主要是要经过三个程序，分别为资格审查、确定生存期和价值复审，这一鉴别方法最为显著的特点就是在档案形成后进场鉴定工作。由于电子文件信息内容不稳定，因而电子档案的鉴定要在文件形成之初就开始，而且不仅仅是对其文件内容进行鉴定，同时也包括文件所使用的技术。
3、保管方法不同。档案的保管一般是将档案放在存储室，分门别类的安置在有序号的柜架中，因此纸质档案的管理就是以这样的形式进行管理。而电子档案与纸质档案在材料运用方面有所不同，它所使用的`一般都是磁性材料，也就说在电子档案的管理方面不要求保存场地面积有多大，而是对保存环境有相对较高的要求，除了要保证温度和湿度在一定的范围值内，而且还要装置除尘、防紫外线等设施。
纸质档案与电子档案之间并存管理方法
电子档案能够提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务，满足利用的一般性需求，但是它也存在着数据容易丢失、载体不耐久等缺点，如果长期以往只使用电子档案的话，势必在管理中存在一些问题。纸质档案历史由来已久，具有耐久性、易于长时间保存等优点，但同时也存在检索缓慢、存储密度小等问题，如果一直以纸质档案的形式的话，会给相关人员造成一定的负担。由此可见，在档案的管理过程中，要将这两种档案形式进行并存管理，才是符合发展需求的，那么，如何将这两种形式进行并存管理呢？本文提出以下几个方面：
1、实现双套归档制度。目前，有很多单位在文书管理管理工作中的文件形式都是以纸质和电子的形式出现，对这两种文件形式最好的处理办法就是实现双套归档制度，将这两个不同形式的文件共同处于存储和可以利用的状态。在档案管理中运用这一制度，可以在实际工作中根据梁总档案实际的不同而做出相应不同的选择。实践证明，电子档案的问世，打破原有单一的纸质档案的模式，但是与此同时电子档案也存在一定的局限性，因此就需要建立双套归档的制度，以此来确保档案的使用是既符合安全有序的规章制度，同时也能规范电子档案与纸质档案的管理制度，是做好信息时代下的电子档案与纸质档案管理的好办法。
2、优势互补管理。信息时代下的纸质档案与电子档案之间并存管理，是需要二者在互相借鉴中各自发挥自己的长处，避免自己的短处，实现更好的管理。由于会受到信息技术、计算机技术等因素的影响，电子文件的安全性无法得到确切的保证，就需要纸质档案作为重要的备份加以保存，因此纸质档案与电子档案之间并共存的局面是符合发展要求的。而需要注意的一点就是，当今形式下，档案管理主要以电子档案为主，纸质档案起到***作用，这就要求工作人员有效、巧妙的利用两种文件的特点实现优势互补的管理。
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